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搭建交流平台 扮靓城市名片——信阳百花会展中心第26届信阳茶文化节场馆服务保障工作回顾
发布者:管理员  发布时间:2018-5-17 18:11:17  浏览次数:


根据第26届信阳茶文化节组委会安排,信阳百花会展中心主要承担展会活动的场馆服务保障工作。在市国资委领导的高度重视下,在全体员工的精心组织、艰苦努力下,在市茶办、供销社、旅游局、农业局等展会牵头单位以及公安、消防、安监等部门的鼎力支持、密切协作下,本届茶文化节展会活动取得了丰硕成果,获得了圆满成功。现将工作情况总结如下:
一、四展联办,全面展示信阳魅力
第26届茶文化节展会活动包括2018信阳特色农产品展、信阳菜主题展览、2018信阳茶文化旅游及旅游产品展,四展联办主要集中展示信阳的特色产品,全方位展示山水茶都、魅力信阳的风采,是一场茶与文化、茶与食品、茶与器具、茶与工艺、茶与包装、茶与机械、茶与旅游有机结合的国际交流的合作盛会。
(一)场面宏大,规格高。本届茶文化节展会活动涉及使用百花会展中心A厅、C厅、D厅、北门厅、中厅及南门厅,展览面积达2.1万平方米,有15个省市的知名茶企,130多家市外企业,全市8个产茶县区、60多家市级以上龙头企业及茶叶专业合作社,56家旅游企业,140余家农产品生产与加工企业参展,现场展示展销产品上千种,展览规模和档次创历届新高。中华全国供销合作总社党组成员、监事会主任宋璇涛,福建省人大常委会原党组书记、常务副主任、海峡两岸茶业交流协会创会会长张家坤,浙江省政协原主席、中国国际茶文化研究会会长周国富,中国茶叶流通协会会长王庆,河南省人大副主任、党组副书记王铁,省旅游局党组书记、局长姜继鼎,省商务厅党组书记、厅长张延明,省人大副主任、市委书记乔新江,以及市领导尚朝阳、刘国栋、王新会、谢天学、曹新博等领导莅临展会现场参观指导。国家、省市有关领导、各界协会、各类茶企负责人欢聚展厅,品信阳毛尖茶,尝信阳特色菜,观信阳茶旅游,议茶产业前景,在展会平台上交流智慧,激发思想,场面十分热烈。
(二)展场整齐,形象好。整个展场以特装设计为主,简洁大气、主题突出。共设有特装展位97个,约占整场面积的85%,标准展位130多个,约占整场面积的15%。标特装展位中,使用绿色环保型材搭建的占30%左右,达到了二线城市展馆型材使用比率。展区划分合理,整齐有序,赏心悦目,并设有养生信阳菜展区、旅游商品大赛精品展区、农产品品牌图片长廊等,全面展示了改革开放40年来信阳茶产业发展成就、信阳旅游和农业发展的新成果,也见证和推动着信阳的观念之变、城市之变、茶乡之变、发展之变。
(二)内容丰富,形式新。展会将茶展、旅游产品展和农产品展有机结合,展品包括六大茶类、中国十大名茶、各种地方名优茶,“一带一路”出口茶,茶具、茶包装、茶机械、茶食品、茶工艺品等茶叶衍生品,信阳茶旅融合旅游产品、生态旅游产品、休闲度假旅游产品、乡村旅游产品、养生信阳菜等新业态产品以及旅游纪念品、旅游土特产、旅游休闲用品、户外装备等旅游商品和名优特农产品等。展览期间,主办单位和各参展企业还组织了各种展示展销、品牌宣传、产品推介、新品发布、企业交流、茶艺表演和导游员讲解、饭店服务技能赛事等系列活动,为展览会增色添彩。
(三)展销突出,人气旺。展览活动集中突出展示展销,参与展示展销的上千种产品,为广大茶文化节来宾、本地市民及广大茶友搭建了品茶购茶、体验各具特色茶文化的大舞台,满足了广大消费者日益增长的茶叶和茶文化需求。据初步统计:此次茶博会共有6万人次进馆参观采购,现场交易额突破400万元,意向合作交易额约12.5亿元。
二、严格管理,全面提升场馆服务
作为第26届信阳茶文化节主要活动场所,信阳百花会展中心积极行动,主动作为,落实责任,全力保障了各项展会活动的顺利举行。
(一)筹备工作扎实。一是强化组织领导。市百花会展公司按照“安全便捷、服务高效、沟通无限”的标准要求,成立展馆服务保障工作领导小组,多次组织全体员工召开茶节动员会、安排部署会、进度通报会、展前对接会等,学习贯彻市委、市政府茶节会议精神和方案要求。二是制定保障预案。建立茶节展会工作机制,制定供电、消防、应急、安保、保洁等工作预案11项,层层分解任务,压实责任。三是注重场馆安全。展会布展之前,市百花会展公司组织人员对会展场馆及广场区域内的所有设施设备进行拉网式排查整改,特别是对强电、消防等重点设施设备进行联调联试,更新换充消防灭火器材,并邀请消防支队、安监等部门专业人员进行安全知识培训和消防技能实操演练。市国资委主任谢阳之多次取场馆准备情况汇报,实地查看现场,与市消防支队支队长王亿一起参加消防实战演练,鼓励全体员工注重安全,注重细节、落实责任、加强协作、严明纪律,保质保量完成工作任务,为茶文化节的圆满举办贡献力量。
(二)布展安全有序。一是科学选择专业搭建队伍。经市茶组委批准,由百花会展公司牵头,按照专业展会标准,在全国范围内通过招投标方式,公开选择了5家具有展览工程设计与施工资质的专业搭建公司,服务于茶文化节现场搭建工作,大大提升了展场的安全性、专业性和美观性,从而也大大降低了场馆现场管理协调的难度。二是严格规范进场报馆手续。本次茶文化节搭建工作中,百花会展公司严格按照展览业的管理规范,要求所有进场搭建的展商或搭建公司办理报馆手续,向百花会展中心提供施工单位资质证明、电工施工资质证明、展台施工图、展台平面图等报馆手续资料,确保了现场搭建工作的合法安全,做到了搭建作业现场管理的可控、能控和在控。
(三)现场管理规范。百花会展公司建立起以茶博会、旅游产品博览会、农产品博览会、品牌菜展示四项展会项目为服务主体的项目服务小组,实行项目经理负责制,将每个项目、每个展厅的水电、消防、安保、保洁、协调等现场保障工作细化到具体责任人,在总服务台设立专职消防、供电调度人员,在大厅设置公示栏,公布每个责任人的责任内容及联系电话,架起了展商与各项目组的直接联络,真正做到了靠前服务、无缝对接。据统计展会活动期间,累计投入消防、机电工程、保安、保洁等各项服务保障人员近千人次,现场解决问题300多个,确保了2.1万平米的展场整齐洁净、安全有序,车辆停放秩序井然。
(四)注重细节服务。本着“每办一次茶节,都有新的提升”的目标要求,市百花会展公司一是加大资金投入,人性化更新设置广场硬隔离、疏散地标以及大型导识规划系统,确保了人流、车流进出安全,便捷有序。二是在每个展厅为各主办责任部门标配布置一间工作室,并升级更新医务室、贵宾接待室设施,保障了现场工作需求。三是同步启动了展具租赁、广告发布等业务,全方位满足了参展商的不同需求,增强了展商愉悦的办展体验感。
(五)宣传效果明显。百花会展公司通过茶节倒计时宣传牌、广场公益广告、微信平台、信阳大河报、网络等媒体对四场展会进行了推广宣传,特别是在北门头设置了200多平米的大型LED显示屏,收集城市及茶节宣传资料在门头大屏、贵宾接待室、志愿者服务台等区域投放,为茶节宣传造势,提升了信阳城市形象,受到了省市领导和参展人员的一致好评。省会展业商会会长王永国、豫晋陕联盟部分成员代表也受邀莅临展会现场,与百花会展中心员工促膝交谈,畅谈信阳会展业的发展,鼓励大家做敬业务实的会展人。
三、总结经验,全面提高办节水平
(一)以专业平台提升社会效益。信阳茶文化节已历经26载,自2011年百花会展中心建成以来,亦连续成功举办8届。每年都有新特色、新变化,内容一年比一年丰富,规模一年比一年扩大,档次一年比一年提升,效果一年比一年明显。作为知名茶都,我市致力打造“茶界的盛会,市民的节日”,通过搭建茶文化节这个开放合作的专业化平台,促进国内外茶界资源交流融通,形成本地外地、国内国际共享机遇,共赢发展的格局。本届茶文化节展会活动中,我市筹划了2018信阳茶业博览会展、2018 信阳特色农产品展、信阳菜主题展览、2018信阳茶文化旅游及旅游产品展四大板块,成功展示改革开放40年、撤地建市20年来信阳特色产业的发展成就,增强信阳特色产品在全国的品牌形象,大大加强行业交流与合作,拓展市场空间,提高了信阳的城市知名度和美誉度。
(二)以专业知识促进文化效益。本次茶文化节中设立举办了茶商大会、信商大会、高峰论坛、贸易洽谈、茶旅体验等茶界专业会议和活动,邀请了国际茶组织、国内著名茶叶专家学者、知名茶企茶商等茶届重量级代表人物300余人参会,交流发展经验,共议发展举措,共享发展信息,共谋茶产业持续发展之策。这种展览活动与高级研讨会、业务洽谈会、人才交流会等配套举办的专业化盛会,所起的作用是综合性的、全方位的。它不但能使人流、物流、资金流当场落到实处,还能推动知识更新、观念转型,促进我市茶产业发展。
(三)以会展业带动城市综合经济效益。本届茶文化节展览活动特装展位近百个,标准展位130多个,产生搭建费用1000多万元。展会期间观展人数近6万人次,其中参展参会人数近2000人,我市高、中端酒店近2万个房间全部客满。蜂拥而至的客源直接带动了我市餐饮、住宿、交通、通信、旅游、贸易、广告传播、文化娱乐等产业强劲增长,5天时间给信阳带来的综合经济效益将达到数亿元。从去年的第29届中原畜牧业交易博览会到今年的信阳首届家居博览会、第14届信阳百花国际汽车展、第26届信阳茶文化节,随着不同展会规模的不断壮大、品质的不断提升,会展业对地方经济的拉动作用日益显现,信阳服务业将成为最大的受益者,从而带动城市综合经济效益。
四、正视不足,探索市场化办展新路径
虽然第26届茶文化节无论从规模、内容和人气上较往
届都有较大幅度的提升。但是,还有一些地方存在不足,主要是:政策引导展会市场化转型不够,办展机制不灵活、专业化程度不高、场馆配套服务不完善等。正视不足,积极推进市场化、专业化进程,将信阳茶文化节办成有特色的国家级品牌展会。
(一)突出政府宏观调控。国务院《关于促进展览业改革发展的若干意见》指出,要“充分发挥市场在资源配置中的决定性作用,更好发挥政府作用,积极推进展览业市场化进程”;要真正实现“政府搭台、企业唱戏”,政府应进一步转变职能,完善宏观调控体系,合理把握介入市场的程度。即政府主要进行展会有关方面的协调和出席重要活动,有关展会和活动的组织实施、策划宣传、安全保障等具体事务,委托专业展览公司运作,并可借助政府的公信力和号召力进行招商招展等。或者采用“政府支持”模式的展会,政府名义上给予鼓励,挂名支持,如商务部每年重点支持的展会多达几十种。
(二)提高政策支持力度。着重在政策法规、环境配套等方面加大政府对展会的支持力度。近年来,一些城市为了促进会展业的发展,相继成立了会展办公室或相应的专门机构,制定了会展业的发展规划和指导意见。如2003年1月宁波市正式出台了《关于加快宁波市会展业的若干意见》,2007年又出台了《关于进一步推动会展业发展的若干意见》等一系列文件,扶持推动会展业的优惠政策全国领先。郑州、洛阳、三门峡等地的有关会展活动暂行管理办法和一些优惠政策也在很大程度上对加快会展经济发展起到了激励作用。建议效仿宁波、郑州、洛阳、三门峡等地市制定优惠政策,在展会的规模、展位的资金补贴上让利优惠,吸引更多的协会、参展企业来信参展办会,壮大展会规模,提升展会专业化水平,扩大城市的知名度和影响力。
(三)引入市场化办展机制。近几年来,为扩大茶博会规模,一些政府部门结合自身行业优势主动举办或创办的展会项目,对我市主要行业和区域经济发展起到了积极推动作用的,但政府职能部门并不了解场馆办展规律,对展会市场规则不熟知,往往存在行政性、临时性、复杂性和松散性等倾向,各局委多头办展协调困难。加之没有实行市场化办展,造成参展企业得不到锻炼,成长空间受限。因此,建议走市场化办展路径,委托专业的组展公司来具体操办展会,深入了解市场各方的需求,真正形成生产、加工、销售互动局面。政府着重在招展、办展、信息发布等各个环节提供优惠补贴等政策,统筹各种优势资源,避免相关政府部门之间权责不清、推诿扯皮等问题的干扰,结合本地发展战略集中力量打造有影响力的国家级品牌茶展。一是市场化的展会定位。将展区划分为名优展区、本地展区、茶具展区、茶包装展区、茶工艺品展区、茶文化展区、散茶交易展区等,同期举办茶产业论坛、发展趋势研讨会、茶事节庆活动等,增加展会参与性,增强展会影响力。二是专业化的办展队伍。专业的展览公司运用先进的会展理念,应用各种会展技术,深化会展的信息化程度,在展会的策划、整体推介、招展招商、场馆布置等各个环节专业化,提高展会的效益和效率。三是专业化的展会服务。百花会展公司经过8年的茶博会现场管理历练,在场馆管理和配套服务方面已经梳理了一套专业化的流程。本届茶博会前期与茶办联合开展的布展企业招标工作,5家中标企业经过茶博会的考验,取得了良好的市场效果。
(四)加大节会宣传力度。茶文化节是对信阳市进行宣传的重要媒介和载体,宣传主要渠道以省内和地市的传统媒体为主,专业展会平台鲜有报道。展会的一个重要作用就是城市营销,政府办展部门应充分利用专业会展渠道,有针对性宣传,突出茶文化节品牌展会的带动效果。发挥各类媒体在服务会展经济中的积极作用,大力宣传我市良好的会展环境和会展经济政策,宣传展会,传播信息,营造良好的城市办展办会形象,提升城市美誉度。
(五)提升场馆服务“硬实力”。信阳百花会展资产管理公司是市政府于2010年成立的国有独资公司,由市国资委履行出资人职责,负责经营管理百花会展中心全部资产。现有正式员工19名,平均年龄35岁,大专以上***占89%,国家级会展策划师2名,初高级会展职业经理人4名。近年来,在市委市政府以及社会各界的高度重视和大力支持下,先后承办了美丽乡村国际微电影节、全国公路自行车赛、河南省糖酒会、信阳茶文化节、百花国际汽车展等各类展会400多场,观展人数逾千万,成交总额达百亿元,呈现出“周周有活动、月月有大展”的良好势头。尤其是2016年以来,积极响应河南省政府关于“支持信阳创建鄂豫皖区域性会展城市”的战略要求,提出“打造鄂豫皖区域性会展中心”的战略目标,建立了一支专业展览场馆管理队伍,经营业绩逐年攀升,先后荣获“中国会展产业金手指奖”、“十大会展场馆创新奖”、“中国品牌会展场馆50强”、“中国会展标志性展馆”、河南省会展业商会“最佳诚信单位”、“ 副会长单位”,“商务部首批展览业重点联系企业”等业界荣誉称号。
信阳茶文化节已历经26届,虽历久却弥新,已然成为信阳对外宣传的城市名片。近八年来,百花会展中心充分发挥会展平台作用,通过专业的会展团队、丰富的办展经验、过硬的展馆设施、周到的现场服务,搭建茶文化交流平台,展示信阳特色魅力,扮靓城市名片,为历届茶文化节保驾护航、增色添彩。

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